3 in 1: de zorg-, financiële- en salarisadministratie integreren of niet?

In de zorg wordt al lange tijd gesproken over lastenverlichting. De administratieve rompslomp is groot en de werkdruk neemt toe op alle niveaus binnen de organisatie. Dat is natuurlijk opmerkelijk in een tijd waar digitalisering een dagelijks gehoorde term is. Hoe kan het dat de wet- en regelgeving nog steeds de overhand heeft in de administratieve ballast en het wint van digitalisering?

We vroegen het bedrijfseconoom Ronald Dierdorp, die als accountant adviseur bij CAS ZorgAccountants dagelijks werkzaam is in de zorgsector en zich met name richt op de care sector. “Allereerst moet gezegd worden dat de zorg een prachtige sector is om in te mogen werken”, vertelt Ronald. “De passie van de mensen is er groot en zij dragen hun cliënten een warm hart toe. Als accountant adviseurs proberen wij daar ons steentje aan bij te dragen en ondersteunen we zorgorganisaties op hun backoffice, van kleine deelopdrachten tot aan gehele ondersteuning. Dit doen we met name door het proces waar mogelijk te automatiseren”.

Wel of niet automatiseren?

In de praktijk kan er vaak veel meer geautomatiseerd worden binnen zorgorganisaties dan daadwerkelijk wordt gedaan. “Vaak automatiseren organisaties niet, omdat zij onwetend zijn over de mogelijkheden, blijven bij hun gewoontes, angst hebben voor het onbekende of opzien tegen een verwachte kostentoename”, vervolgt Ronald. “In de praktijk is dit vaak onterecht, waarbij ik wel het woordje ‘vaak’ wil benadrukken. Voor hele kleine organisaties is het vanuit kostenoverweging namelijk lang niet altijd interessant om sterk te automatiseren, doordat het automatiseringslandschap abonnement gedreven is. Deze kosten wegen dan niet op tegen de voordelen”.

Toch merkt Ronald dat sommige kleine organisaties alsnog kiezen voor een geautomatiseerde inrichting: “Sommige organisaties kiezen hier toch voor, maar dan niet vanuit kostenafweging, maar echt vanuit het leggen van de basis voor een kwalitatief goed ingerichte organisatie. Deze basis zorgt voor borging van toekomstige groei, een professionele uitstraling, het bieden van zowel werkgemak als goed werkgeverschap en een papierloze omgeving wat bijdraagt aan een beter milieu”.

De geautomatiseerde omgeving onderscheid drie processen

Maar hoe zit het nu eigenlijk echt met de geautomatiseerde omgeving? Hierbij kunnen we in de organisatie grofweg drie administratieve processen onderscheiden: zorg-, financiële- en salarisadministratie. Binnen deze processen zijn sub processen aan te duiden, waar we in dit artikel niet verder op in gaan. “De drie administratieve processen lopen door de gehele organisatie van boven naar beneden toe en omgekeerd, oftewel van strategisch naar tactisch en operationeel niveau”, vervolgt Ronald. “Deze processen kunnen alleen goed werken, en daarmee de organisatie optimaal laten functioneren, als de technologische randvoorwaarden (o.a. automatisering) en de support (o.a. HR, secretariaat, administratie) goed zijn ingericht”. In dit artikel benaderen we dit grof, maar simpel gezegd is dit de basis van een efficiënte en kwalitatief goede organisatie.

“We weten dus dat de drie administratieve processen onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn”, vertelt Ronald. “Gek genoeg merken wij in de praktijk dus dat veel organisaties hun automatisering hier niet op hebben ingericht. Enerzijds logisch, aangezien er dankzij de verscheidenheid van deze drie elementen geen softwarepakket is dat dit geïntegreerd heeft. Toch zijn er wel degelijk systemen die onderling goed te koppelen zijn en die door deze met elkaar te laten ‘praten’ alsnog de data kunnen uitwisselen en bewerken. Grafisch zou dit er als volgt uit zien, waarbij procesoptimalisatie de kern is”.

De verbondenheid in de praktijk

Maar hoe ziet deze verbondenheid er in de praktijk dan uit? “De zorgadministratie raakt direct het primair proces”, vervolgt Ronald. “Hierin zit bijvoorbeeld de planning, zorgverantwoording en facturatie verankerd. Een goede planning en daarmee het rooster van de medewerkers kunnen via een verloningsrapportage worden ingelezen in de salarisadministratie, waarmee tenminste 80% van de maandelijkse loonverwerking al gekoppeld is. De andere 20% zullen uit uitzonderingen bestaan, zoals bijzonder verlof, onkostenvergoedingen, fiets van de zaak e.d. De vastlegging van de zorglevering vormt eveneens de basis van de accountantscontrole voor de gemeente, de zorgverzekeraars en de zorgkantoren. Een goede inrichting aan de voorkant maakt de controle na afloop des te eenvoudiger”.

Ronald vervolgt: “In de zorgadministratie kan vanuit de facturatie de omzet worden gedestilleerd”. Deze kan worden ingelezen in de financiële administratie. Hoe mooi is het als de maandelijkse omzet, debiteurenbewaking en onderhanden projecten direct inzichtelijk zijn na de periode facturatie en dat er een actueel beeld is van de tussentijdse exploitatie. Uiteraard is een geautomatiseerde koppeling met de bank om de ontvangsten en betaling te bewaken hiervan een standaard onderdeel. Een goede liquiditeitsbewaking is immers belangrijk”.

“Binnen de financiële administratie is een geautomatiseerde verwerking van de inkomende facturenstroom, door een scan & herken functie, ook een vast onderdeel”, vertelt Ronald. “Dit werkt zowel op de facturen, welke per mail worden toegezonden, als via de app op de telefoon om direct een bonnetje in te lezen”.

Ronald gaf al aan dat de loonverwerking vanuit de verloningsrapportage op basis van de roosters grotendeels kan worden verwerk. Maar uiteraard stopt de optimalisatie daar niet. “Het salarispakket is gekoppeld aan de financiële administratie”, vervolgt Ronald. “Na de loonrun worden alle loonkosten en betaalverplichtingen automatisch ingelezen. De financiële administratie is dus altijd up-to-date met recente loonkosten en – verplichtingen”.

De essentie: Procesoptimalisatie

Samengevat zien we dat de drie processen (de cirkels) elkaar in het midden overlappen, bij procesoptimalisatie. Dat is ook waar de essentie van dit artikel ligt volgens Ronald: “Hoe groter de overlap wordt tussen de juiste automatiseringstoepassing hoe beter. Wij helpen zorgorganisaties graag om de paarse driehoek te vergroten, wat zich vertaalt in onder andere efficiency, kortere doorlooptijden, werkgemak en betrouwbaarheid van gegevens”.

Ben jij ook benieuwd naar hoe jouw organisatie beter ingericht kan worden? Neem dan contact met ons op en Ronald denkt graag met je mee!

Heb je vragen over deze blog?

Heb je vragen over deze blog of ben je benieuwd naar onze mogelijkheden? Neem dan contact met ons op.