Het belang van een vertrouwenspersoon in organisaties wordt steeds groter. De organisaties zullen in dat geval moeten nadenken over de keuze voor een interne of externe vertrouwenspersoon. Of een combinatie van beide? Graag nemen wij je mee in de mogelijkheden en de voor- en nadelen hiervan.
Allereerst is het fijn om helder te hebben wat precies het verschil is tussen een interne of externe vertrouwenspersoon:
- Een interne vertrouwenspersoon is een medewerker uit de eigen organisatie die de rol als vertrouwenspersoon erbij krijgt. Hij/zij doet het werk naast de gebruikelijke werkzaamheden.
- Een externe vertrouwenspersoon is iemand die door de organisatie ingehuurd wordt voor de werkzaamheden die bij de vertrouwenspersoon horen. Veelal worden afspraken gemaakt op basis van een abonnement met aanvullend een uurtarief. In een dergelijk abonnement zijn vaak een aantal zaken vastgelegd die in de prijs zijn inbegrepen, waaronder het maken van een jaarverslag.
Bij het maken van de keuze is het van belang dat de volgende zaken gewaarborgd zijn:
- Onafhankelijk;
- Vertrouwelijkheid;
- Voldoende tijd en middelen;
- Kennis en vaardigheden;
Voor- en nadelen van een interne vertrouwenspersoon
Maar wat zijn de voor- en nadelen van het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon? We zetten het graag voor je op een rijtje.
Voordelen interne vertrouwenspersoon
- De interne vertrouwenspersoon kent de cultuur van de organisatie. Dit is met name van belang bij de voorlichting over ongewenst gedrag en het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan de directie.
- De interne vertrouwenspersoon is bekend bij de medewerkers en voelt meer eigen, waardoor de drempel lager kan zijn. Wanneer de vertrouwelijkheid in het geding komt, dan deze drempel hoger zijn. Het is belangrijk wie er is benoemd als interne vertrouwenspersoon.
- Het brengt lagere kosten met zich mee. Naast de opleidingskosten blijven het namelijk interne kosten, welke minder zichtbaar zijn.
Nadelen interne vertrouwenspersoon
- De interne vertrouwenspersoon krijgt waarschijnlijk niet veel meldingen en is daarmee niet in staat veel ervaring op te doen.
- Soms hebben medewerkers niet het vertrouwen dan een interne vertrouwenspersoon de informatie voor zich houdt. Dit is mede afhankelijk van de bedrijfscultuur en de persoonlijkheid van de vertrouwenspersoon.
- In geval van afwezigheid is vervanging niet altijd eenvoudig te regelen.
- Er kan een conflict ontstaat tussen de werkzaamheden als vertrouwenspersoon en de gebruikelijke werkzaamheden. Dit kan zowel op het gebied van inhoud als in tijd.
Voor- en nadelen van een externe vertrouwenspersoon
Nu we de voor- en nadelen van een interne vertrouwenspersoon hebben besproken, gaan we kijken naar de voor- en nadelen van een externe vertrouwenspersoon.
Voordelen externe vertrouwenspersoon
- De externe vertrouwenspersoon heeft meer afstand van de organisatie en zal dan ook niet snel meegezogen worden in een situatie. De vertrouwenspersoon in onafhankelijk en objectief.
- De externe vertrouwenspersoon heeft ruime ervaring met het werk en vaak ook met aanpalende rollen, zoals mediator, bedrijfsmaatschappelijk werker e.d.
- De externe vertrouwenspersoon is eenvoudig te vervangen bij ziekte of vakantie.
- De externe vertrouwenspersoon kan opstappen bij onenigheid: een opdrachtgever verliezen is vervelend, maar minder ingrijpend dan het verlies van je baan.
- De externe vertrouwenspersoon kan als sparringpartner van de interne vertrouwenspersoon dienen.
- De kosten voor opleiding en scholing worden niet apart in rekening gebracht, maar zijn bij het tarief inbegrepen.
- De externe vertrouwenspersoon komt bij veel organisaties en kan deze kennis en ervaring inzetten voor jouw organisatie.
Nadelen externe vertrouwenspersoon
- De externe vertrouwenspersoon kent de cultuur van de organisatie onvoldoende en zal deze moeten leren kennen.
- De externe vertrouwenspersoon kan op afstand voelen, waardoor medewerkers misschien niet zo snel contact zullen opnemen.
Combinatie interne en externe vertrouwenspersoon
Veel van de bovengenoemde voor- en nadelen zijn op verschillende manieren te ondervangen. Steeds meer organisaties doen dit door te kiezen voor een combinatie van een interne en externe vertrouwenspersoon. Op deze manier worden de voordelen van beide varianten benut en de nadelen beperkt. Meestal heeft de medewerker hierbij de keuze om naar de interne of de externe vertrouwenspersoon te gaan. Een bijkomend voordeel is dat de externe vertrouwenspersoon, met zijn vaak grotere ervaring, kan dienen als klankbord voor de interne vertrouwenspersoon.
Interne of externe vertrouwenspersoon aanstellen?
Concluderend kunnen we stellen dat zowel een interne als externe vertrouwenspersoon voor- en nadelen met zich meebrengt. Het is afhankelijk van wat een organisatie belangrijk vindt en wat de grootte van de organisatie is. In een kleine organisatie is het vaak lastig om een interne vertrouwenspersoon te vinden, zeker als men de medewerker een keuze wil geven. Deze organisaties kiezen dan ook vaak voor een externe vertrouwenspersoon of combinatie.
De beslissing is dus sterk afhankelijk van de organisatie. Twijfel je nog of wil je wat meer informatie over de mogelijkheden? Wij denken hierin graag met je mee!
Heb je vragen over deze blog?
Heb je vragen over deze blog of ben je benieuwd naar onze mogelijkheden? Neem dan contact met ons op.